5 kroków na codzienne efektywne zarządzanie zadaniami
5 kroków na co dzienne efektywne zarządzanie zadaniami
5 kroków na co dzienne efektywne zarządzanie zadaniami

5 kroków na co dzienne efektywne zarządzanie zadaniami

Odczuwasz chaos w swoim życiu? Zapominasz o spotkaniach? Zaczynasz kilka rzeczy na raz i żadnej nie kończysz? Szukasz różnych rozwiązań, które pomogą Ci uporządkować zaległe sprawy? Jest na to sposób, który odmieni Twoje życie i wprowadzi do niego efektywne zarządzanie zadaniami oraz ład i porządek.

David Allen, w bestsellerze „Getting Things Done”, przedstawia wyjątkową filozofię wraz z całym programem, zawierającym porady pomagające uporządkować i zarządzać codziennymi zadaniami. Ścieżka zawierająca 5 kroków do efektywnego zarządzania codziennymi zadaniami to praktyczne i stopniowe rozwiązanie, w którym dopuszczalne jest robienie błędów. Jeśli myślisz, że nie potrzebujesz tych wskazówek, to prawdopodobnie masz rację. Oczywiście, pod warunkiem, że nie chcesz nic zmieniać i poprawić w swoim życiu bo miejsce w którym jesteś gwarantuje Ci dostatek i dobrobyt.

Dzięki tym poradom poczujesz kontrolę na swoimi sprawami i będziesz miał więcej czasu na realizację innych planów i marzeń. Te działania zmniejszą ilość stresu oraz zniwelują niepokój w Twoim życiu. Dzięki temu staniesz się bardziej efektywny i skuteczny w swoich działaniach. Nie wierzysz? Sprawdź!

Efektywne zarządzanie zadaniami to przygotowanie!

Wdrożenie poniższego systemu zajmie Ci około dwóch dni, dlatego najlepiej zrób to w weekend. Do tego czasu załatw wszystko co jest koniecznie, tak aby nie zaprzątało Ci głowy i nie odciągało od tego, co będziesz robił. Następnie odpowiednio przygotuj swoje miejsce pracy w biurze lub w domu. Umebluj je, spraw by dobrze ci kojarzyło, a przebywanie w nim było przyjemne. Do stworzenia swojego wyjątkowego kokpitu będziesz potrzebował:

  • biurka / stołu ma on zawierać miejsce na inbox (miejsce, w której będziesz przechowywał materiały i rzeczy do przeanalizowania), miejsce do pisania, miejsce na narzędzia cyfrowe;
  • 3 tacki na dokumenty, opatrzone naklejkami: skrzynka odbiorcza, skrzynka nadawcza, przeczytaj/przejrzyj,
  • ryza czystego papieru – będzie potrzebna do zapisywania wstępnych myśli i do sporządzania list,
  • długopis lub ołówek,
  • karteczki samoprzylepne,
  • spinacze biurowe, zszywacz i zszywki,
  • taśma klejąca, gumki recepturki,
  • teczki na dokumenty,
  • kalendarz,
  • kosz na śmieci,
  • narzędzi do gromadzenia, przetwarzania i porządkowania danych: urządzenia mobilne, komputer lub ewentualnie terminarz. – przechowywanie i organizowanie danych, w celu odciążenia głowy.

Gotowy? Zaczynamy!

Krok 1. Gromadzenie, czyli zbieranie wszystkich swoich spraw jednym miejscu, czyli podstwa na efektywne zarządzanie zadaniami

Średni czas wykonania tego etapu to sześć godzin. To faza zgromadzenia niezakończonych spraw ze wszystkich możliwych miejsc. W tropieniu tego typu rzeczy przeszukaj dokładnie komputer, samochód, garaż, piwnica etc. Dopóki nie zgromadzisz wszystkiego, co jest ważne i nierozwiązane, nie zobaczysz pełnego obrazu swojego świata, co będzie wiązało się ze stale towarzyszącym niepokojem i stresem. Wszystko, co znajdziesz, będziesz automatycznie analizować i porządkować w kolejnych etapach. Zbieraj nawet małe niezałatwione rzeczy. Jeśli tego nie zrobisz, później wystarczy ich kilka małych rzeczy, które razem stworzą większy problem, który będzie pochłaniał Twoją energię i wprowadzał chaos.

Czego szukać? Nieopłaconych rachunków, wizytówek, popsutych urządzeń, rzeczy których od dawna nie używałeś i wszystkiego co wymaga od Ciebie wykonania jakiejkolwiek czynności.

Co NIE powinno znaleźć się w inboxie:

  • zapasy – rzeczy, które masz pod ręką i używasz ich cały czas
  • materiały referencyjne – podręczna biblioteczka zawierająca książki i czasopisma, menu restauracji, z której zamawiasz, dokumenty, który używasz w pracy etc.
  • dekoracje, pamiątki
  • wyposażenie – sprawne i zaktualizowane komputery, drukarki, telefony, notatniki etc.

Co powinno znaleźć się w inboxie

  • Rzeczy materialne – wszystko to, co zalega na półkach, w szufladach, stołach, szafach. Ponadto, jeśli powyżej wpisane rzeczy są niekatulane, nieuporządkowane, zepsute lub znajdują się w niewłaściwym miejscu, również powinny zostać przeniesione do inboxu.
  • Rzeczy niematerialne – to myśli, które zaprzątają głowę. Każda taka sprawa powinna być zapisana na kartce A4. Może to być myśl o zmianie sposobu żywienia, kupnie nowych butów, czy zatrudnieniu nowej osoby do pracy. Mają to być zarówno sprawy osobiste, jak i zawodowe.  

Praktyczne wskazówki

  • Dla rzeczy niemieszczących się w inboxie stwórz kartkę z jej opisem i datą, np. Zepsuta drukarka. Obraz na ścianie.
  • Jeśli podczas gromadzenia natkniesz się na rzeczy, które od razu chcesz wyrzuć – zrób to. Jeśli zaczynasz się zastanawiać, odstaw do inboxu.
  • Sprawy pilne załatw od razu, jeśli nie zajmą więcej niż dwie minuty.
  • To faza, w której gromadzisz nie czyścisz i nie porządkujesz. Jeśli nie jesteś czegoś pewien zostaw to na fazę analizy.
  • Wydrukuj zaległe maile i przepisz nagrania głosowe.
  • Do inboxu wrzuć też wszystkie swoje organizery i listy zadań.

Krok 2. Analiza – opróżnianie inboxu

Zgromadziłeś już wszystkie niezałatwione sprawy i zapomniane rzeczy? W takim razie czas na opróżnianie. Analizowanie w tym przypadku znaczy określenie, czym dana rzecz jest, co należy z nią zrobić lub gdzie należy ją odłożyć. Postaraj się w tej fazie szybko myśleć i stanowczo działać. W tym etapie trzymaj się kilku zasad. Zacznij od spraw leżących na wierzchu. Następnie analizuje je pojedynczo. Nie odkładaj analizowanych spraw do inboxu. Nie pomijaj nic po drodze – wszystkie rzeczy znajdujące się w inboxie są równie warte.

Rzeczy i sprawy, które nie wymagają działania możesz:

  • od razu wyrzucić
  • przenieś do inkubatora – miejsce dla spraw na przyszłość np. zapisanie się na lekcje piania, wzięcie udziału w ciekawym wykładzie, agenda spotkania firmowego, które ma się odbyć za miesiąc.
  • dodać do materiałów referencyjnych – każdą rzecz opatrz odpowiednią etykietą i schowaj do szuflady/teczki z napisem archiwum. W przypadku cyfrowych dokumentów stwórz specjalny folder w skrzynce mailowej, na dysku komputera lub programie do organizacji zadań.

Jeśli sprawy wymagają natychmiastowego działania, wybierz tę, którą możesz wykonać w najszybszy sposób. Aby ją załatwić, możesz wybrać jedną z trzech możliwości:

  • Zrób to, czyli wykonaj to sam teraz. Oczywiście, jeśli zadanie zajmie Ci mniej niż dwie minuty np. możesz zadzwonić, odpisać na maila.
  • Deleguj, czyli zleć innej osobie, która jest bardziej odpowiednia do wykonania zadania. Zadzwoń do niej, wyślij jej maila, opatrz dokument notatką, dopisz do listy sprawę do wykonania.
  • Odłóż do systemu organizacyjnego. Sprawy w toku z etykietą określającą hasłowo daną sprawę i opatrzoną datą. Jeśli sprawa potrzebuje więcej niż jednego działania, staje się projektem, który będzie zawierał listę zadań.

Krok 3. Porządkowanie – odpowiednia kategoryzacja zadań, jako sposób na efektywne zarządzanie zadaniami

Przed Tobą porządkowanie zebranych i przeanalizowanych spraw. Ten etap polega na stworzeniu fizycznego sposobu, który pozwoli posegregować rzeczy tak, by nie skupiać się na nich. Dzięki temu będziesz mógł się oderwać i spojrzeć na rzeczy z szerszej perspektywy. To działanie dodatkowo minimalizuje stres i obawy, że o czymś zapomnisz. Od tego momentu każda rzecz będzie miała swoje miejsce w zależności od swojej wagi i znaczenia.

Podstawowe kategorie, na które musisz posegregować swoje zgromadzone rzeczy to:

  • lista projektów – hasłowa lista rzeczy, które masz do zrealizowania np. Urządzanie przyjęcia, Zaktualizowanie testamentu, Zatrudnienie nowej osoby w firmie;
  • materiały pomocnicze do projektów – trzymaj je blisko, abyś mógł po nie sięgnąć w każdej chwili przy realizacji konkretnego zadania;
  • działania i informacje z kalendarza – w kalendarzu zapisuj tylko rzeczy, które mają określony termin (dzień, godzina) i w tym czasie musisz je wykonać;
  • lista najbliższych działań – jeśli jest ich ok. 20 spisz je na jednej liście, jeśli więcej kategoryzuj je według ich specyfiki, np.: „Rzeczy do zrobienia przy komputerze” to będzie jedna lista, „Telefony do wykonania” druga, „Sprawy do załatwienia na mieście” trzecia .;
  • materiały referencyjne – oznaczenie i odłożenie do archiwum
  • lista „Kiedyś/może” – to projekty, które chcesz zrealizować, ale nie teraz. Dotyczą m.in. umiejętności, rzeczy, ubrań, wyjazdów, np. Nauczyć się grać na gitarze, Wydać przyjęcie dla sąsiadów.

Praktyczne wskazówki:

  • Narzędzia, jakich będziesz używał w tym etapie to listy zadań i teczki/foldery.
  • Pamiętaj, że listy mają posiadać cechy wspólne, elementy na listach nie wartościujesz.
  • Możesz też tworzyć listy kontrolne, które będą zawierały elementy z rozwoju osobistego które musisz znać, listę codzinnych ćwiczeń na siłowni, listę rzeczy potrzebną na biwak, listę kluczowych klientów

Krok 4. Przegląd – aktualizacja i poprawa funkcjonowania

Przegląd ma celu poprawę działania Twojego systemu, tak by był jeszcze bardziej skuteczny i efektywny. Należy go wykonać po uporządkowaniu działań i robić systematycznie, by żadna ze spraw nie uległa przedawnieniu.

Na co zwrócić uwagę podczas przeglądu? Kiedy i co aktualizować?

  • Przeglądnij swój kalendarz za każdym razem, kiedy wpisujesz nową rzecz.
  • Przeglądaj stworzone w poprzednich etapach list działań – rób to w wolnej chwili, kiedy kontekst działań jest osiągalny, np. zadania z listy „Przy komputerze” przejrzyj wtedy, kiedy będziesz przy nim siedział i miał wolną chwilę.
  • Listy typu, „Kiedyś/Może przeglądaj raz na jakiś czas
  • Jeśli chodzi o aktualne sprawy, najbardziej efektywny jest przegląd tygodniowy.
    Co tydzień:
    – zbierz i przeanalizuj wszystkie sprawy,
    – dokonaj przeglądu swojego systemu działania,
    – zaktualizuj listy,
    – co możesz wyczyść, uaktualnij, zrealizuj i zakończ.

Po realizacji tego kroku będziesz odczuwał wzrost swojej efektywności, ponieważ zobaczysz ile udało Ci się zrobić w ostatnim czasie. A porządek i ustalony plan działań na przyszłość, sprawi, że poczujesz się wolny od niepotrzebnych zmartwień i spokojnie będziesz mógł stawić czoło kolejnemu tygodniowi.

Krok 5. Działanie – wybór najlepszych opcji. Zarządzanie zadaniami w praktyce

Po zgromadzeniu, przeanalizowaniu, porządkowaniu i zaktualizowaniu wszystkich rzeczy przychodzi czas na realizację. Tylko, od czego zacząć efektywne zarządzanie zadaniami? Decyzja o podjęciu konkretnego działania podejmij głównie na podstawie Twoich priorytetów i wartości, które wyznajesz. Dodatkowymi czynnikami, które powinny  mieć wpływ będzie czas, możliwości i energia, jaką w danej chwili dysponujesz.

Na początku powinieneś zająć się rzeczami, które są zaplanowane, pilne i fizycznie najbliższe do zrealizowania, np. odpisanie na maile, oddzwonienie do klientów, zapłacenie rachunków. Następne w kolejności do wykonania są te zadania, które nie mają określonego terminu, ale są ważne i mogą mieć wpływ na efektywność innych działań, np. zatrudnienie nowego personelu, umówienie się na wizytę do lekarza, czy wprowadzenie nawyku zdrowego trybu życia. Na dalszym planie są rzeczy związane z wizją Ciebie lub Twojej firmy oraz realizacją Twoich życiowych celów i marzeń. Pomimo, że te ostatnie są zdecydowanie najważniejsze w kontekście całego życia, zajęcie się w pierwszej kolejności rzeczami „mniej” ważnymi, ale pilnymi pozwoli zwiększyć efektywność i skuteczność Twoich działań. Co w dłużej perspektywie pozwoli Ci w pełni  zająć się tym co dla Ciebie naprawdę ważne.

Tego typu metody to narzędzia, które pozwalają sprawdzić, co w danym momencie tak naprawdę jest dla Ciebie ważne. A w konsekwencji dają Ci poczucie pewności, że dokonałeś słusznego wyboru.

5 kroków na co dzień efektywne zarządzanie zadaniami to system, który zmieni Twój sposób myślenia na temat efektywności oraz Twoją codzienną organizacje pracy.

Jeśli go wdrożysz odczujesz wzrosty swojej skuteczności. Co przyniesie Ci korzyści w postaci rozwoju zawodowego i luksusu jakim niebywale jest posiadanie wolnego czasu. 

5 kroków na co dzienne efektywne zarządzanie zadaniami
5 (100%) 3 głosów

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

O autorze

Wiktor

Wiktor Piskulak

Zobacz wszystkie posty